會(huì)場(chǎng)布置是會(huì)議前期重要的準(zhǔn)備工作，尤其是對(duì)一些重大的會(huì)議，更應(yīng)當(dāng)安排很長(zhǎng)一段時(shí)間做準(zhǔn)備，會(huì)場(chǎng)布置包括排定會(huì)議座次、布置環(huán)境，配齊并調(diào)試電器設(shè)備等工作。對(duì)會(huì)場(chǎng)的總體要求是整齊、安靜、明亮、空氣流通、大小事宜、設(shè)備、利于安全和保密。會(huì)場(chǎng)布置具有重要的意義。會(huì)場(chǎng)形式的安排要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來(lái)確定。不同的會(huì)場(chǎng)布置形式體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會(huì)議目的。會(huì)場(chǎng)布置合理對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很大的影響。會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和大小合適，設(shè)備，全場(chǎng)的布局合理，會(huì)場(chǎng)營(yíng)造的氣氛與會(huì)議主題內(nèi)容一致，對(duì)會(huì)議的效果將產(chǎn)生直接的影響。所以，會(huì)議組織者必須重視會(huì)場(chǎng)的布置。會(huì)場(chǎng)布置有訣竅①小迎賓區(qū)對(duì)策迎賓區(qū)要確保客流通暢，簽到有序，如果空間較小的話，可強(qiáng)調(diào)簽到臺(tái)的布置，其他地方不宜過(guò)多裝飾;如果連簽到臺(tái)都安置不下，可以考慮設(shè)計(jì)為星光大道，增強(qiáng)來(lái)賓的參與感。另外，拍照區(qū)域也可利用會(huì)場(chǎng)附近其他區(qū)域。②小宴會(huì)廳對(duì)策宴會(huì)廳如果不大，在考慮桌椅與舞臺(tái)安放的時(shí)候一定得注意，不要把舞臺(tái)設(shè)計(jì)過(guò)大而占了更多的空間，主桌設(shè)計(jì)也不易過(guò)于復(fù)雜，以簡(jiǎn)潔精致為主;會(huì)場(chǎng)內(nèi)的桌花設(shè)計(jì)也不易過(guò)于繁復(fù)，顏色選擇不易沉悶，以清爽的淺色為宜。杭州劉氏文化創(chuàng)意有限公司提醒你，大型會(huì)議要掌控好大局。所謂會(huì)務(wù)工作的大局就是會(huì)議的目的、主題、基本要求、參會(huì)范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能會(huì)議的效果，著手具體會(huì)務(wù)工作才能不偏離方向，才會(huì)有條不紊，減少重復(fù)勞動(dòng)與差錯(cuò)。首先，確定召開(kāi)會(huì)議的必要性，即召開(kāi)此次會(huì)議符合上級(jí)的要求和當(dāng)前工作的實(shí)際需要，召開(kāi)的時(shí)機(jī)恰當(dāng)，有比較充實(shí)的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。其次，科學(xué)確定好會(huì)議的基本框架，例如：選擇會(huì)議時(shí)間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)多考慮會(huì)議內(nèi)容需要、參會(huì)人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會(huì)人員的范圍則主要考慮會(huì)議的目的和要達(dá)到的效果。再次，做好會(huì)議方案的征求意見(jiàn)和報(bào)批工作。方案確定前應(yīng)當(dāng)充分征求各方意見(jiàn)，嚴(yán)格履行報(bào)批程序，盡量減少會(huì)議事項(xiàng)的中途變更和增減。后，通過(guò)對(duì)會(huì)議宏觀上的把握來(lái)調(diào)控具體事項(xiàng)。例如，有些會(huì)議想安排的內(nèi)容很多，但為了確保整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的緊湊有序、不出差錯(cuò)，就需要壓縮會(huì)議議程；有些會(huì)議經(jīng)費(fèi)比較緊張，就需要相應(yīng)簡(jiǎn)化議程、活動(dòng)、場(chǎng)景布置等來(lái)減少支出。