大型會務(wù)工作的主要特點要求高。參加大型會議的人員多，出席的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓規(guī)格高，會議議題重要，影響大、作用大。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)對做好大型會務(wù)工作都非常重視，對會議的材料水平、服務(wù)水平等諸多方面都會有較高的要求。內(nèi)容多。一是環(huán)節(jié)多。會務(wù)工作涉及到會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)和會后整理等不同階段；涉及到準(zhǔn)備材料、會議通知、會場布置、新聞報道、交通安保、餐飲食宿等多個方面。而每個階段、每個方面的工作又包含眾多環(huán)節(jié)，大到會議主報告的準(zhǔn)備和重要參會人員的邀請，小到物品擺放位置和空調(diào)溫度的設(shè)定，千頭萬緒，非常繁雜。二是人員多。一方面，參會人員眾多，相應(yīng)的會議通知、接待、紀(jì)律、協(xié)調(diào)等方面的工作量就比較大；另一方面，參與會務(wù)的工作人員較多，搞材料的、發(fā)通知的、跑接待的、布置會場的、抓組織協(xié)調(diào)的，缺一不可。有的大型會議還專設(shè)秘書組、會務(wù)組、宣傳組和綜合組。三是變化多。大型會務(wù)工作不一定完全按照主辦者預(yù)定的方案來運行，有時會臨時出現(xiàn)各種各樣的變化。例如：領(lǐng)導(dǎo)臨時調(diào)整會議內(nèi)容或時間，會議材料需要緊急修改，參會人員提出一些新的要求，會議設(shè)備出現(xiàn)故障等等。這些都會相應(yīng)增加會務(wù)工作任務(wù)量。會場布置的形式可分為相對式、全圍式、半圍式和分散式。相對式的主要特征是主席臺和代表席采取上下面對面的形式，從而突出了主席臺的地位。由于專門設(shè)立了主席臺，整個會場氣氛顯得比較嚴(yán)肅和莊重。但這種布置形式容易給在主席臺上的發(fā)言人造成一種心理壓力，如果事先準(zhǔn)備不充分或現(xiàn)場發(fā)揮不好，或者缺乏控制會議的經(jīng)驗和能力，就會造成會場秩序的混亂。全圍式形式的主要特征是不設(shè)專門的主席臺，會議的領(lǐng)導(dǎo)和主持人同其他與會者圍坐在一起。這種布置形式的優(yōu)點是容易形成融洽的合作氣氛，體現(xiàn)平等和互相尊重的精神，有助于與會者之間相互聯(lián)系、了解和不拘泥于形式的發(fā)言和插話，使與會者暢所欲言，充分交流思想、溝通情況。同時也便于會議主持者細致觀察每位與會者的意向、表情，及時準(zhǔn)確地把握與會者的心理狀態(tài)，從而會議取得成果。全圍式格局適用于召開小型會議和特小型會議，以及座談會、協(xié)商性等類型的會議。會務(wù)工作也有它的技巧，運用得好可以事半功倍。會務(wù)人員平時應(yīng)當(dāng)仔細琢磨，用心研究，多學(xué)習(xí)一些會務(wù)知識，多總結(jié)一些經(jīng)驗教訓(xùn)，多嘗試一些解決問題的新辦法。例如，為了會務(wù)準(zhǔn)備工作萬無一失，可以加強會前檢查，做到全面檢查、多次檢查；可以嘗試模擬運行會議的主要議程，發(fā)現(xiàn)細節(jié)上的疏漏并及時予以彌補；多聽聽各方意見，看看還有沒考慮到的問題和隱患。為了節(jié)約會議經(jīng)費，可以把會議預(yù)算方案編制得更仔細，一一明確各項支出的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，如發(fā)生預(yù)算外支出必須先請示；比價采購以及充分安排利用本單位車輛，或向友鄰單位臨時借用等方式，節(jié)省開支。缺乏某類會議工作經(jīng)驗時，可參考原有會議方案，多向領(lǐng)導(dǎo)同事請教，多學(xué)習(xí)借鑒外單位的經(jīng)驗做法。